Rekisteriseloste
Kuntokeskus Energy Oy
Torikatu 31, 80100 Joensuu
metropol@kuntokeskusenergy.com
y-tunnus: 1949231-6
2. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ
Aleksi Inkinen
Tietosuojavastaava
aleksi.inkinen@kuntokeskusenergy.com
Asiakasrekisteri (kuntosali, ryhmäliikunta ja personal training) ja potilasrekisteri (fysioterapia, hieronta ja työhyvinvointi).
4. MIHIN HENKILÖTIETOJASI KÄYTETÄÄN
- Asiakas-, jäsen- ja sidosryhmäsuhteen hoitoon, analysointiin ja kehittämiseen
- Tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseen ja kehittämiseen
- Tilausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin
- Analytiikka- ja tilastollisiin tarkoituksiin
- Asiakas-, jäsen- ja markkinointiviestinnän toteuttamiseen ja seurantaan
- Asiakaspalautteen sekä asiakaskyselyjen ja –tutkimusten tulosten käsittelyyn, analysointiin ja tilastointiin
- Väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisyyn ja selvittämiseen.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus, sopimus tai lakisääteinen velvoite.
5. MILLAISIA HENKILÖTIETOJA SINUSTA KERÄÄMME
Rekisterimme voivat sisältää seuraavia tietoja ja niiden muutostietoja:
Asiakkaan perustiedot
- nimitiedot
- yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot)
- sukupuoli
- syntymäaika
- yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden ammattia tai asemaa työyhteisössä koskevat tiedot
- asiakkaan yksilöivät tunnisteet
- henkilötunnus
- asiakasnumero
- rekisterinpitäjän palveluja koskevat rekisteröitymistiedot (esim. verkkokaupan ja taustajärjestelmäpalvelun käyttäjätunnukset ja salasanat)
- markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet
Asiakkuuteen, hoitosuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen sekä palveluiden ja sisältöjen käyttämiseen liittyvät tiedot, kuten:
- ostamista koskevat tiedot, kuten ostettuja tuotteita ja palveluita koskevat tiedot, mukaan lukien tuotteiden takuutiedot, sekä maksamista, laskutusta ja perintää koskevat tarpeelliset tiedot
- tuotteiden käyttöön liittyvät tiedot
- palautteet ja reklamaatiot
- tapahtumien ja koulutuksiin osallistuneiden tiedot
- sijaintitiedot (jos asiakas on tätä varten antanut nimenomaisen luvan)
- rekisterinpitäjän sähköisten palveluiden ja sisältöjen käyttöä koskevat selailutiedot ja muut tiedot, mukaan lukien rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (IP-osoite, selain) sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot, mikäli evästeisiin liitetään henkilötietoja
- markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden hyödyntäminen ja niiden yhteydessä annetut tiedot sekä suoramarkkinointiluvat ja –kiellot
- asiakaspalveluun liittyvät sähköposti- ja verkkokeskustelut esimerkiksi sosiaalisen median kanavissa.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Asiakas (rekisteröity) itse sekä rekisteröidyn työnantaja (rekisteröidyn työnantajan kustantamissa palveluissa) tai viranomaislähteet, kuten väestötietojärjestelmä.
7. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSSÄ KÄYTETTÄVÄT JÄRJESTELMÄT
Asiakasrekisterinä kuntosali- ja ryhmäliikuntapalveluissa toimii WiseNetworkin Oy:n toimittama WisePlatform Gym.
Potilas- ja asiakasrekisterinä fysioterapia-, hieronta-, työhyvinvointi- ja personal training -palveluissa toimii Nordhealth Oy:n toimittama Diarium.
8. MITEN KÄYTÄMME EVÄSTEITÄ JA AUTOMAATTINEN PROFILOINTI
Käytämme evästeitä (”cookies”) ja muita vastaavia tekniikoita, kuten selaimen paikallista varastoa (“local storage”) palveluidemme tarjoamiseen ja kehittämiseen. Käytämme evästeitä myös sisällön yksilöimiseen ja mainonnan kohdistamiseen. Evästeiden avulla voimme muun muassa tarjota paremmin ajantasaisia ja yksilöllisiä palveluja näyttämällä käyttäjän kiinnostuksen kohteisiin perustuvaa sisältöä. Niiden avulla myös mahdollistetaan esimerkiksi sisäänkirjautuminen ja todennus, henkilökohtaisten asetuksien ja määrityksien tallentaminen sekä sivustojemme toiminnan analysointi. Käyttäessäsi verkkopalveluitamme ne keräävät esimerkiksi seuraavia tietoja: IP-osoitteen, mitä linkkejä käytät, mitä mainoksia tai muita sisältöjä olet katsonut, miltä sivulta tulet ja millä vierailet, selailun ajankohdan, selaimesi tai sovelluksen tyypin ja muita vastaavia tietoja.
Evästeiden käyttöä voit säädellä esimerkiksi selaimien hallintotoiminnoista. Lisätietoja evästeistä on kunkin selaimen tietosuoja- tai ohjedokumentaatiossa. Tietyt palveluiden ominaisuudet määräytyvät evästeiden mukaan, joten evästeiden estäminen ja poistaminen (selain ja muut valinnat) saattavat vaikuttaa heikentävästi kyseisen verkko- tai mobiiliapplikaatiopalvelun toiminnallisuuteen ja käyttökokemukseen.
9. KENELLE LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJASI JA HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa sekä toimivaltaisten viranomaisten edellyttämällä tavalla. Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi tarkkaan harkittujen kolmansien osapuolten kanssa yhteisiin tai itsenäisiin suoramarkkinointitarkoituksiin vain silloin, kun kolmannen osapuolen suunniteltu käyttötarkoitus ei ole ristiriidassa tässä Rekisterinpitäjän tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kanssa.
Rekisterinpitäjä voi jakaa Rekisterinpitäjän tapahtumiin osallistuvien henkilötietoja harkintansa mukaan muille kyseisen tapahtuman osallistujille, mikäli se on tapahtuman luonteen vuoksi tarpeellista.
Rekisterinpitäjä voi siirtää tietoja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen omaan suoramarkkinointirekisteriinsä lain sallimissa rajoissa.
Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi Rekisterinpitäjälle palveluita suorittaville kolmansille osapuolille. Näitä palveluita voivat olla esimerkiksi asiakaspalvelu, ohjelmistopalvelut, tutkimustoiminta, markkinointi ja tapahtumien tuottaminen. Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi maksujen perimiseksi tuotteista ja palveluista, ja se voi esimerkiksi siirtää tai myydä maksamattomat laskut perintäpalveluja tarjoaville kolmansille osapuolille.
Henkilötietojesi käyttöä ei sallita kyseisten osapuolten toimesta mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen, ja se edellyttää osapuolilta käyttäjän henkilötietojen suojaamista tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. Rekisterinpitäjä on kuitenkin oikeutettu lainsäädännön sallimin tavoin luovuttamaan henkilötietoja esimerkiksi liiketoiminnan myyntiin liittyvissä tilanteissa. Lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja mm. tilastointi- ja analysointitarkoituksiin siten, etteivät luovutettava tiedot ole yhdistettävissä yksittäiseen henkilöön.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeellista sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten tiedot on kerätty. Kirjanpitoaineistoa säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt (Kirjanpitolain 2. luvun 10. artiklan mukaisesti).
10. SIIRRÄMMEKÖ HENKILÖTIETOJASI EU-ALUEEN ULKOPUOLELLE
Rekisterinpitäjä saattaa palveluja tarjotessaan käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia asiakas- ja potilastietojärjestelmien toimittajien kautta. Rekisterinpitäjä saattaa siten siirtää henkilötietojasi palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden tietosuojalainsäädäntö on erilainen.
Näissä tapauksissa Rekisterinpitäjä varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperusta ja että käyttäjän henkilötiedot suojataan esimerkiksi käyttämällä (tarvittaessa) asianmukaisten viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja edellyttämällä asianmukaisten teknisten ja muiden tietosuojatoimien noudattamista.
11. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Manuaalinen eli paperinen aineisto säilytetään Kuntokeskus Energy Oy:n toimipisteiden valvotuissa ja lukituissa tiloissa. Lukittuihin tiloihin on pääsy ainoastaan Energyn henkilökunnalla sekä päätoimisen ammatinharjoittajasopimuksen tehneillä henkilöillä. ATK-laitteet säilytetään lukituissa tiloissa. ATK-laitteet ovat ulkoisen palomuurin takana. Potilas- ja asiakasrekisterien hallinnointiin käytettävät ohjelmistot ovat salattu käyttäjätunnuksin sekä organisaation sisäisesti ohjelmistojen käyttöoikeudet ovat rajattu käyttäjäryhmittäin. Tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä.
12. SINUN OIKEUTESI ASIAKKAANAMME
Olemme sitoutuneet tietosuoja-asetuksen mukaiseen tietojen käsittelyyn ja tarjoamme käyttäjillemme seuraavia valintoja ja hallintamahdollisuuksia tietosuojaan liittyen:
Suoramarkkinointikielto
Käyttäjällä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.
Tietojen tarkastaminen
Käyttäjällä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Käyttäjän pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Käyttäjä voi päivittää ja/tai tarkastaa henkilötietonsa ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.
Evästeiden estäminen
Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen.
Evästeiden tyhjentäminen
Käyttäjä voi tyhjentää evästeet selaimen asetuksista. Tyhjentämällä evästeet säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa tunnistetta, jonka pohjalta käyttäjästä muodostuu profiili. Evästeiden tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta kokonaan tiedon keruuta, vaan pikemminkin nollaa aikaisempiin käyttäytymistietoihin pohjautuvan profiilin.
Suostumus sijaintitietojen käyttöön
Käyttäjä voi antaa suostumuksensa sijaintitietojen käyttöön päätelaitteen ja sovelluksen asetuksista. Asetusten avulla käyttäjä voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa.
Valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
13. VOIDAANKO TÄTÄ REKISTERISELOSTETTA MUUTTAA
Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä rekisteri- ja tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan rekisteriselosteen sisältöön säännöllisesti.
